Chữ ký số trên hoá đơn điện tử: có bắt buộc không, chọn loại nào, ký từ xa là gì

Trả lời ngắn. Có. Theo Nghị định 254/2026, người bán phải ký số trên hoá đơn điện tử có mã hoặc không mã của cơ quan thuế. Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Ba cách ký là thiết bị phần cứng như USB token, thiết bị di động và ký số từ xa.

Chữ ký số trên hoá đơn điện tử có bắt buộc không?

Có, với hoá đơn điện tử có mã và không mã của cơ quan thuế. Người bán ký số trên hoá đơn đã lập rồi gửi đi. Ngoại lệ được nêu rõ nhất là hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền, phần sau sẽ nói riêng.

Căn cứ trong Nghị định 254/2026

Điều 10 khoản 1 điểm e và điểm h yêu cầu hoá đơn có chữ ký của người bán và có thời điểm ký số. Điều 12 khoản 1 điểm a mô tả luồng hoá đơn có mã: người bán lập hoá đơn, ký số trên hoá đơn đã lập, gửi để cơ quan thuế cấp mã.

Nếu bạn dùng hoá đơn có mã thông qua nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, Điều 12 vẫn mô tả cùng thứ tự: lập, ký số, gửi qua nhà cung cấp để cơ quan thuế cấp mã. Người bán nào cũng cần có chữ ký số trước bước ký.

Chữ ký số khác chữ ký điện tử thế nào?

Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 chia chữ ký điện tử theo phạm vi dùng: chuyên dùng, chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ (Điều 22 khoản 1). Chữ ký số phải xác định được người ký, gắn với nội dung đã ký, do người ký kiểm soát và cho phép phát hiện mọi thay đổi sau khi ký (khoản 3).

Hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán hàng thường dùng chữ ký số công cộng, tức loại có chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp.

Khi nào hoá đơn không bắt buộc có chữ ký số?

Trường hợp quan trọng nhất với người bán nhỏ là hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Điều 8 khoản 9 điểm b Nghị định 254/2026 ghi rõ loại này không bắt buộc có chữ ký số.

Bảng tóm tắt các trường hợp được nêu trong văn bản

Bảng này chỉ lấy các dòng liên quan người bán nhỏ. Phụ lục còn nhiều trường hợp ngành đặc thù như vé, vận tải hàng không, casino. Nếu hoạt động của bạn thuộc ngành đặc thù, hãy đọc nguyên văn Phụ lục.

Máy tính tiền không ký số nghĩa là bỏ qua mọi điều kiện?

Không. Điều kiện được dùng hoá đơn máy tính tiền vẫn nằm ở Điều 6, như doanh thu và hình thức bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Bài hoá đơn điện tử máy tính tiền giải thích diện đối tượng và luồng tại quầy. Gói máy tính tiền của MONA eInvoice báo giá riêng, xem thêm ở trang giải pháp máy tính tiền.

Ai là người ký trên hoá đơn: công ty, chủ hộ hay nhân viên?

Người ký phải là chủ thể bán. Phụ lục điểm 6 nêu: người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì dùng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Người bán là cá nhân thì dùng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.

Hộ kinh doanh

Hộ bán tạp hoá hay quán cà phê đăng ký theo cá nhân chủ hộ sẽ ký bằng chữ ký số cá nhân của chủ hộ. Nếu chủ hộ muốn để nhân viên thu ngân ký, văn bản nêu cụm "người được ủy quyền" nhưng chưa nêu cụ thể hình thức ủy quyền, nên hãy hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi làm.

Doanh nghiệp nhỏ

Công ty dùng chữ ký số của chính công ty. Người đại diện không nên lấy chữ ký số cá nhân của mình ký thay cho công ty, vì Phụ lục yêu cầu chữ ký số trên hoá đơn là của doanh nghiệp.

Ký và lập khác thời điểm

Phụ lục điểm 7 cho phép thời điểm ký số khác thời điểm lập hoá đơn. Khi đó việc ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã, hoặc chuyển dữ liệu với hoá đơn không mã, phải xong chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập, trừ trường hợp gửi theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch ở Điều 16. Người bán khai thuế theo thời điểm lập hoá đơn, không theo thời điểm ký số.

Ví dụ: shop online lập hoá đơn chiều thứ Sáu, ký và gửi sáng thứ Hai vẫn nằm trong hạn "ngày làm việc tiếp theo" theo cách hiểu thông thường về ngày làm việc. Hãy xác nhận với cơ quan thuế nếu bạn có lịch nghỉ đặc biệt.

Ba cách ký số: thiết bị phần cứng, thiết bị di động và ký số từ xa

Nghị định 23/2025/NĐ-CP, Điều 26 khoản 1, liệt kê ba mô hình dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng: ký trên phương tiện lưu khoá bí mật bằng thiết bị phần cứng, ký trên thiết bị di động và ký số từ xa. Tên gọi trong đời sống như "USB token" hay "HSM" thuộc nhóm thiết bị phần cứng.

Cột "Hợp với" và "Điểm cần lưu ý" là đánh giá thực tế của MONA eInvoice, không phải quy định pháp luật. Điều 26 chỉ nêu tên ba mô hình, không xếp loại nào tốt hơn.

Ký số từ xa hoạt động ra sao?

Với ký số từ xa, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực giữ khoá bí mật của bạn trên hệ thống của họ. Khi phần mềm hoá đơn cần ký, bạn xác nhận bằng cách mà nhà cung cấp quy định, thường là mã xác thực. Bạn không cần cắm thiết bị.

Điểm khác lớn nhất là thao tác: ký trên điện thoại hoặc trên web, phù hợp quán có nhiều thu ngân dùng chung một phần mềm.

Chọn loại nào theo cách bán của bạn?

Một chủ hộ, một máy tính cố định thì token là đủ. Nhiều người hoặc nhiều chỗ bán thì ký từ xa gọn hơn. Bán tự động số lượng lớn từ hệ thống thì hỏi nhà cung cấp về thiết bị chuyên dụng.

• Hộ bán tạp hoá, một quầy, chủ hộ tự xuất hoá đơn: token hoặc chữ ký số trên điện thoại. Nếu bán qua máy tính tiền đã kết nối thì thường chưa cần ký số cho từng hoá đơn máy tính tiền.
• Quán cà phê, nhiều ca thu ngân: ký từ xa dễ chia ca hơn, vì không phải chuyền một chiếc token giữa nhiều người. Hãy hỏi cơ quan thuế về hình thức ủy quyền nếu nhân viên thao tác.
• Shop online chốt đơn cả ngày: ký từ xa hoặc phần mềm ký giúp, để không phải bật máy chờ cắm token mỗi lần ký.
• Doanh nghiệp nhỏ có kế toán riêng: chữ ký số của công ty, kế toán thao tác theo ủy quyền bằng văn bản nội bộ.

Về chi phí, văn bản chưa nêu giá và bài này không đưa con số vì chưa có nguồn công khai đáng tin. Hãy xin báo giá từ ít nhất hai nhà cung cấp chữ ký số, hỏi rõ phí khởi tạo, phí gia hạn và phí thiết bị. Bảng giá MONA eInvoice ở trang bảng giá là giá các gói số lượng hoá đơn, bạn gọi 1900 636 648 để hỏi chữ ký số đi kèm hay tự mua riêng.

Quy trình đăng ký chữ ký số và thời gian chờ

Bạn đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Văn bản chưa quy định số ngày cấp chứng thư, nên thời gian chờ do nhà cung cấp tự công bố. Đừng hứa với khách một ngày xuất hoá đơn khi chưa có chữ ký số trong tay.

1. Xác định ai ký: công ty ký bằng chữ ký số của công ty, hộ kinh doanh ký bằng chữ ký số cá nhân của chủ hộ.
2. Chuẩn bị giấy tờ theo yêu cầu của nhà cung cấp, thường gồm giấy tờ tuỳ thân của người đại diện và giấy tờ đăng ký kinh doanh. Danh sách cụ thể tuỳ nhà cung cấp.
3. Chọn cách ký: token, thiết bị di động hoặc ký số từ xa, theo bảng ở trên.
4. Chờ nhà cung cấp xác minh và cấp chứng thư số. Hỏi rõ số ngày làm việc dự kiến bằng văn bản.
5. Cài đặt và ký thử trên phần mềm hoá đơn bằng một hoá đơn thử, nếu phần mềm có chế độ thử.
6. Khai chứng thư số ở mục 5 "Danh sách chứng thư số sử dụng" của tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Thông tư 91/2026), chọn thêm mới, gia hạn hoặc ngừng sử dụng. Đổi hay gia hạn chứng thư về sau là thay đổi thông tin đăng ký, cũng khai trên mẫu này.

Thời hạn chứng thư chữ ký số công cộng tối đa là 3 năm theo Điều 7 khoản 3 Nghị định 23/2025/NĐ-CP. Nhà cung cấp có thể cấp thời hạn ngắn hơn, nên hãy ghi ngày hết hạn vào lịch ngay khi nhận.

Lỗi thường gặp khi ký số hoá đơn điện tử

Lỗi hay gặp nhất là chữ ký hết hạn, sai thông tin người bán và dùng nhầm người ký. Cả ba đều tránh được nếu kiểm trước khi bán.

Chứng thư hết hạn đúng giờ cao điểm

Chứng thư hết hạn thì không ký được hoá đơn mới. Gia hạn cần thời gian xác minh của nhà cung cấp, nên hãy gia hạn trước hạn ít nhất vài tuần. Số tuần cụ thể tuỳ nhà cung cấp.

Sai mã số thuế hoặc tên người bán

Điều 10 khoản 1 điểm c yêu cầu hoá đơn có tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán. Chứng thư số có thông tin đơn vị hoặc cá nhân riêng, nếu lệch với thông tin đăng ký thuế thì phần mềm hoặc cơ quan thuế có thể từ chối. Văn bản chưa nêu cụ thể thông báo lỗi, hãy hỏi nhà cung cấp.

Nếu hoá đơn đã gửi mới thấy sai, đừng tự xoá. Xem cách thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế ở tính năng xử lý sai sót.

Dùng chữ ký số cá nhân của giám đốc cho hoá đơn của công ty

Phụ lục điểm 6 yêu cầu chữ ký số của doanh nghiệp khi người bán là doanh nghiệp. Hãy kiểm tra chứng thư đang dùng thuộc về công ty hay thuộc về cá nhân.

Mất token hoặc quên mã PIN

Token thường khoá sau vài lần nhập sai PIN. Hãy giữ PIN riêng, không dán lên máy, và hỏi nhà cung cấp quy trình cấp lại trước khi gặp sự cố.

Ký trễ quá hạn gửi cơ quan thuế

Nếu ký sau thời điểm lập, việc gửi phải xong chậm nhất ngày làm việc tiếp theo (Phụ lục điểm 7). Máy ngắt điện hoặc quên mật khẩu cuối tuần là nguyên nhân phổ biến.

Checklist trước khi ký hoá đơn đầu tiên

• Xác định bạn dùng hoá đơn có mã, không mã hay máy tính tiền, vì chỉ máy tính tiền được nêu rõ là không bắt buộc ký số.
• Chọn người ký: chữ ký số của doanh nghiệp, hoặc chữ ký số cá nhân của chủ hộ.
• Chọn cách ký: token, thiết bị di động hay ký số từ xa theo số người và số chỗ bán.
• Hỏi nhà cung cấp chữ ký số về giá, thời gian cấp, phí gia hạn và quy trình cấp lại.
• Ghi ngày hết hạn chứng thư vào lịch, nhắc trước ít nhất vài tuần.
• So tên, địa chỉ, mã số thuế trên chứng thư với thông tin đăng ký thuế.
• Ký thử một hoá đơn trước khi mở bán, kiểm trạng thái hoá đơn sau khi gửi.
• Hỏi cơ quan thuế quản lý nếu có nhân viên ký thay bằng uỷ quyền.

Nếu bạn mới tìm hiểu, hãy đọc thêm hoá đơn điện tử là gì và Nghị định 254/2026. Bạn cũng có thể dùng trang tra cứu hoá đơn điện tử để kiểm tra một hoá đơn bạn nhận được, và xem tính năng của MONA eInvoice. Hộ kinh doanh có thể bắt đầu từ trang giải pháp cho hộ kinh doanh, và thay đổi cách tính thuế được giải thích ở bài xoá thuế khoán.

Lưu ý. Bài giúp bạn hiểu khung chung, không thay ý kiến của cơ quan thuế cho hồ sơ cụ thể. Giá chữ ký số và thời gian cấp chứng thư do nhà cung cấp chữ ký số quy định, văn bản chưa nêu cụ thể nên bài không đưa con số.