Nghị định 254/2026: khung hoá đơn điện tử người bán cần dùng

Trả lời ngắn. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026 là căn cứ hiện hành về hoá đơn và chứng từ điện tử. Khoản 2 Điều 43 làm Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025 hết hiệu lực. Hệ thống hoá đơn cần bám thêm Luật 108/2025 và Thông tư 91/2026.

Nghị định 254/2026 nằm ở đâu trong khung hiện hành?

Một nghị định không đứng riêng. Người bán và đội kỹ thuật cần nhìn ba lớp văn bản đang cùng điều chỉnh nghiệp vụ thuế, hoá đơn và dữ liệu điện tử.

Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15

Luật 108/2025 có hiệu lực chung từ 01/7/2026. Khoản 2 Điều 52 cho hai nội dung hiệu lực sớm từ 01/01/2026: Điều 13 về khai thuế, tính thuế của hộ, cá nhân kinh doanh và Điều 26 về việc hộ, cá nhân kinh doanh dùng hoá đơn điện tử.

Đây là lớp luật gốc. Khi giải thích nghĩa vụ kê khai hoặc quản lý thuế, người đọc cần bắt đầu từ luật này.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Nghị định được ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực từ ngày kế tiếp. Nội dung tập trung vào hoá đơn, chứng từ điện tử, các loại hoá đơn và cách tổ chức cung cấp dịch vụ.

Điều 43 nêu rõ hiệu lực và các nghị định cũ hết hiệu lực. Vì vậy, tài liệu kỹ thuật ghi Nghị định 123 hoặc Nghị định 70 làm chuẩn hiện hành cần được sửa.

Thông tư 91/2026/TT-BTC

Thông tư 91 do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026 và hướng dẫn Luật 108 cùng Nghị định 254. Đây là nơi người làm sản phẩm phải kiểm tra mẫu biểu, ký hiệu và cách xử lý sai sót. Bài Thông tư 91/2026 đi sâu hơn.

Khoản 2 Điều 25 Thông tư 91 làm Thông tư 32/2025/TT-BTC hết hiệu lực từ 01/7/2026; toàn văn Thông tư 91 không nhắc Thông tư 78/2021. Chuẩn dữ liệu triển khai thật phải lấy theo công bố mới nhất, không dùng một bản cũ vì tiện.

Bộ ba cần ghi đúng trên tài liệu năm 2026: Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Nghị định 70/2025 đã được Nghị định 254/2026 thay thế

Nghị định 70/2025 từng là căn cứ của nhiều bài hướng dẫn về hoá đơn, kể cả hoá đơn máy tính tiền. Do lượng bài cũ còn nhiều, người bán vẫn thường tìm theo số hiệu này.

Từ 01/7/2026, Nghị định 70 không còn hiệu lực. Khoản 2 Điều 43 Nghị định 254 làm Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025 hết hiệu lực.

Có phải mọi hướng dẫn cũ đều sai?

Không. Nghị định mới kế thừa phần lớn nghiệp vụ như hoá đơn có mã, không mã, máy tính tiền, XML và chữ ký số.

Điều cần sửa là số hiệu căn cứ, chi tiết biểu mẫu và các điểm mới. Một quy trình giống về hình thức vẫn phải được đối chiếu lại với văn bản đang có hiệu lực.

Vẫn nhắc Nghị định 70/2025 có hợp lý không?

Có thể nhắc để dẫn người đọc từ thuật ngữ cũ sang câu trả lời mới. Bài viết phải nói ngay rằng văn bản đã bị thay, tránh đặt Nghị định 70 cạnh chữ “hiện hành”.

Với phần mềm, hợp đồng và tài liệu nghiệp vụ, nên dùng khung mới. Từ khoá tìm kiếm không được phép làm sai căn cứ pháp lý.

Sáu điểm mới của Nghị định 254/2026 cần biết

Các thay đổi dưới đây ảnh hưởng đến dữ liệu phải lập và cách vận hành. Người bán không nhất thiết gặp cả sáu điểm, nhưng nhà cung cấp phần mềm cần thiết kế để xử lý đúng.

1. Mở rộng trường hợp không phải lập hoá đơn

Điều 7 liệt kê các trường hợp không phải dùng hoá đơn điện tử, như hộ, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản, góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ, cho mượn máy móc không đổi chủ sở hữu và một số giao dịch tài chính. Riêng tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng dịch vụ được loại khỏi mốc thu tiền ở khoản 2 Điều 9. Hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kê thu mua theo luật thuế cũng nằm trong Điều 7, trừ khi đăng ký dùng hoá đơn. Không nên lấy danh sách rút gọn này để tự miễn nghĩa vụ.

Người bán phải kiểm tra bản chất giao dịch và hồ sơ đi kèm. Nếu còn nghi ngờ, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi bỏ bước lập hoá đơn.

2. Làm rõ thời điểm lập cho một số dịch vụ

Điểm a khoản 4 Điều 9 cho dịch vụ khối lượng lớn cần đối soát (danh mục có cả taxi, xe hợp đồng, bảo hiểm, bảo vệ, công nghệ số) lập khi đối soát xong, chậm nhất ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước; điểm b cho viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu tối đa 02 tháng. Theo khoản 5 Điều 9, người bán không có phần mềm lập hoá đơn tự động và bán trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Đây không phải quy định chung cho mọi cửa hàng, nên hãy đọc bài thời điểm lập hoá đơn trước khi áp dụng.

Phần mềm nên lưu thời điểm bán, thời điểm đối soát và hạn lập. Chỉ lưu ngày hoá đơn sẽ không đủ để giải thích vì sao hệ thống phát hành vào thời điểm đó.

3. Mở rộng chia sẻ dữ liệu liên ngành

Khoản 1 Điều 40 yêu cầu tổ chức kinh tế ở các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, viễn thông, vận tải, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị dùng hoá đơn điện tử và cung cấp dữ liệu theo chuẩn. Khoản 4 nêu các cơ quan như quản lý thị trường, đất đai, công an, giao thông, y tế kết nối với Cục Thuế để chia sẻ dữ liệu. Dữ liệu sai hoặc thiếu vì thế có thể ảnh hưởng nhiều quy trình kiểm tra hơn.

Người bán nên chuẩn hoá mã số thuế, địa điểm và mặt hàng từ đầu. Việc sửa một chuỗi dữ liệu đã phát hành sẽ khó hơn sửa danh mục trước khi bán.

4. Có cơ chế thưởng người tố giác không xuất hoá đơn

Điều 41 cho phép thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập, không giao hoá đơn khi cơ quan thuế đã ra quyết định xử phạt. Mức thưởng không quá 10% số tiền xử phạt, tối đa 10.000.000 đồng mỗi vụ (khoản 5) và mỗi vụ chỉ thưởng một lần (điểm c khoản 4). Quy định này làm rủi ro không xuất hoá đơn trở nên dễ thấy với mô hình bán trực tiếp.

Người bán nên biến việc lập hoá đơn thành một phần của ca bán hàng. Nếu hoá đơn luôn là việc làm lại cuối ngày, khả năng bỏ sót sẽ cao hơn.

5. Hoá đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị

Khoản 3 Điều 44 quy định hoá đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực (01/7/2026), số chưa dùng phải tiêu huỷ theo trình tự do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định (Điều 16 Thông tư 91). Biên lai giấy tự in, đặt in chưa dùng hết được dùng tiếp đến hết 31/12/2026 và từ 01/01/2027 phải tiêu huỷ (khoản 2).

Đơn vị còn tồn giấy nên kiểm kê và làm theo hướng dẫn chính thức. Không nên tự ghi nhận đã tiêu huỷ khi chưa làm đúng trình tự.

6. Bổ sung nội dung cho người mua và điểm bán

Theo điểm 4 Phụ lục Nghị định 254 (Phụ lục chi tiết nội dung hoá đơn theo khoản 3 Điều 10), khi người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hoá đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Cũng điểm này ghi hoá đơn kiểu đó không có giá trị để tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh hạch toán chi phí hay quyết toán thuế. Theo điểm 3 Phụ lục, hộ hoặc cá nhân kinh doanh nhiều cửa hàng dùng chung mã số thuế phải thể hiện tên, mã và địa chỉ từng địa điểm kinh doanh trên hoá đơn.

Đây là thay đổi gần với vận hành hằng ngày. Danh mục điểm bán phải có mã rõ trước khi nhân viên tại quầy lập hoá đơn.

Những nghiệp vụ hoá đơn điện tử vẫn được giữ lại

Khung mới không xoá toàn bộ cách làm trước đó. Hoá đơn có mã, không mã và hoá đơn máy tính tiền vẫn là các luồng quan trọng.

XML, chữ ký số và mã cơ quan thuế

Hoá đơn phải theo định dạng chuẩn dữ liệu (khoản 1 Điều 4), và Điều 3 Thông tư 91 quy định định dạng đó là XML. Hoá đơn có mã được người bán ký số rồi gửi để hệ thống của Cục Thuế tự động cấp mã (Điều 12), hoá đơn không mã được doanh nghiệp ký số rồi gửi người mua (Điều 13).

Theo điểm b khoản 9 Điều 8, hoá đơn máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế không bắt buộc có chữ ký số. Người bán có thể đọc bài hoá đơn điện tử máy tính tiền để hiểu luồng tại quầy.

Xử lý sai sót không dùng “huỷ” làm mặc định

Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91 chia hai nhóm lỗi. Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hoá: người bán thông báo cho người mua, không phải lập lại, và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT. Sai các nội dung chính thì điều chỉnh hoặc thay thế. Hoá đơn máy tính tiền và hoá đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu thì lập hoá đơn thay thế, không dùng điều chỉnh (điểm c khoản 1). Chi tiết ở bài xử lý hoá đơn điện tử sai sót.

Phần mềm phải lưu liên kết giữa hoá đơn gốc và hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Người dùng cần thấy rõ trạng thái, lý do và hạn thực hiện.

Lưu trữ theo thời hạn của pháp luật kế toán

Điểm b khoản 1 Điều 5 Nghị định 254 dẫn về thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán, không tự nêu số năm. Một bài của LuatVietnam cho biết thời hạn này thường là 10 năm theo Luật Kế toán 2015, nhưng bạn nên xác nhận với kế toán cho loại tài liệu của mình. Dữ liệu cần được giữ toàn vẹn và truy xuất được trong thời hạn đó.

Nhà cung cấp nên có sao lưu, phục hồi và nhật ký truy cập phù hợp.

Người mua cần cổng tra cứu và bản thể hiện dễ đọc. Người bán vẫn phải bảo toàn XML gốc để phục vụ kiểm tra dữ liệu.

Nghị định 254/2026 tác động gì đến hộ kinh doanh?

Hộ kinh doanh chịu tác động từ hai nhịp. Việc hộ dùng hoá đơn điện tử theo Điều 26 Luật 108 có hiệu lực từ 01/01/2026, còn khung hoá đơn của Nghị định 254 vận hành từ 01/7/2026. Chi tiết về thuế khoán ở bài xoá thuế khoán.

Điểm d khoản 1 Điều 6 quy định hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, dùng hoá đơn có mã hoặc hoá đơn máy tính tiền kết nối cơ quan thuế. Riêng nhóm bán trực tiếp cho người tiêu dùng trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách thì điểm c khoản 1 Điều 6 cho dùng hoá đơn máy tính tiền; ai đã đăng ký hoá đơn có mã hoặc không mã theo điểm a, b thì không bắt buộc đăng ký thêm máy tính tiền. Ngành nghề, doanh thu và hồ sơ cụ thể vẫn phải được xác nhận với cơ quan thuế.

Hộ nhiều cửa hàng cần tách địa điểm

Mỗi cửa hàng dùng chung mã số thuế cần có tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh trên hoá đơn (điểm 3 Phụ lục Nghị định 254). Việc này giúp doanh thu và hoá đơn không bị trộn giữa các quầy.

Trang hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh trình bày bốn bước chuẩn bị bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Bài xoá thuế khoán hộ kinh doanh đi sâu hơn vào thay đổi cách kê khai.

Ví dụ: hai quán cà phê dùng chung một mã số thuế

Chị Lan đứng tên một hộ kinh doanh có hai quán, tổng doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm. Chị làm theo thứ tự sau.

1. Hỏi cơ quan thuế quản lý xem hộ thuộc điểm c hay điểm d khoản 1 Điều 6, tức dùng hoá đơn máy tính tiền hay hoá đơn có mã.
2. Đặt tên, mã và địa chỉ riêng cho từng quán trong phần mềm để hai quán không lẫn dữ liệu.
3. Quy ước ghi “Bán cho người tiêu dùng” khi khách không đưa thông tin, và nhắc nhân viên rằng khách cần hạch toán chi phí phải cung cấp tên, mã số thuế.
4. Thử một ca sai sót: sai tên khách thì thông báo, sai tiền thì lập hoá đơn thay thế nếu quán dùng hoá đơn máy tính tiền (điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91).

Sau khi chuẩn bị xong, bạn có thể xem bảng giá và so với bài hoá đơn điện tử giá bao nhiêu. Nhóm hộ nhỏ cũng nên đọc hoá đơn điện tử cho hộ kinh doanh có miễn phí không.

Checklist cập nhật Nghị định 254/2026 cho người bán

• Đổi căn cứ trên hợp đồng, quy trình và tài liệu từ bộ cũ sang Luật 108, Nghị định 254 và Thông tư 91.
• Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận mẫu biểu, ký hiệu và XSD đang dùng.
• Kiểm tra quy trình thông báo sai sót, rà soát, điều chỉnh và thay thế.
• Chuẩn hoá mã địa điểm cho từng cửa hàng dùng chung mã số thuế.
• Kiểm tra thời điểm lập với dịch vụ đối soát, giao dịch ban đêm và ngành đặc thù.
• Thử khả năng lưu, tải XML, tra cứu và phục hồi dữ liệu trong thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán.

Nếu phần mềm chỉ đổi dòng chữ căn cứ nhưng chưa đổi dữ liệu và trạng thái, việc cập nhật chưa đủ. Bạn có thể xem nhóm tính năng xử lý sai sót để hình dung cách nghiệp vụ đi vào màn hình.

Nghị định 254/2026 là khung phải dùng từ 01/7/2026. Người bán cần đổi căn cứ, kiểm tra điểm mới và ngừng dùng Nghị định 70/2025 như chuẩn hiện hành.

Lưu ý. Số điều khoản của Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 trong bài đã được đối chiếu nguyên văn ngày 26/10/2026; mốc hiệu lực của Luật 108/2025 và thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán dẫn qua trang tra cứu, chưa đối chiếu nguyên văn. Nội dung này không thay thế ý kiến của cơ quan thuế cho hồ sơ cụ thể.