Thời điểm lập hoá đơn điện tử theo Nghị định 254/2026: tra theo từng tình huống

Trả lời ngắn. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026, hàng hoá lập hoá đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, dịch vụ lập khi hoàn thành, và nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại lúc thu tiền. Tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự không phải lập hoá đơn. Một số ngành có mốc riêng, nên hãy tra đúng nhóm của bạn.

Thời điểm lập hoá đơn được quy định ở đâu và nguyên tắc chung là gì?

Thời điểm lập hoá đơn nằm ở Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/7/2026. Khoản 2 Điều 43 làm Nghị định 123/2020, Điều 1 Nghị định 41/2022 và Nghị định 70/2025 hết hiệu lực từ cùng ngày. Hai nguyên tắc nền là: hàng hoá tính theo chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, dịch vụ tính theo hoàn thành.

• Khoản 1, bán hàng hoá: lập hoá đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, dù đã thu tiền hay chưa. Hàng xuất khẩu do người bán tự xác định, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng được thông quan.
• Khoản 2, cung cấp dịch vụ: lập khi hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập tại thời điểm thu tiền.
• Khoản 3, giao nhiều lần: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng phần việc thì lập hoá đơn tương ứng.
• Khoản 4, trường hợp riêng: các ngành có mốc đặc thù, từ điểm a đến điểm r.
• Khoản 5, giao dịch ban đêm: được lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, với điều kiện nêu ở phần sau.

So với Nghị định 123/2020 (Điều 9), các bài tổng hợp nêu hai điểm mới rõ nhất là không lập hoá đơn khi thu tiền đặt cọc và mở rộng danh mục dịch vụ được lập sau đối soát. Bài đã đọc nguyên văn Điều 9 mới nhưng chưa so từng chữ với văn bản cũ.

Điều dễ nhầm nhất: mốc lập hoá đơn không phải ngày nhận tiền. Bán chịu vẫn phải lập hoá đơn khi đã giao hàng hoặc xong dịch vụ.

Bảng tra thời điểm lập hoá đơn theo từng tình huống

Bảng dưới đây chọn các tình huống người bán nhỏ và vừa hay gặp. Cột căn cứ chỉ rõ khoản, điểm của Điều 9 khi nguồn nêu số hiệu.

Các nhóm còn lại (bất động sản, cho vay của tổ chức tín dụng, bảo hiểm, xổ số, thu phí đường bộ không dừng, dầu khí, bán điện) có mốc riêng ở khoản 4. Nếu bạn thuộc nhóm này, hãy đọc thẳng điểm tương ứng trên văn bản gốc.

Thu tiền trước và đặt cọc xử lý khác nhau thế nào?

Thu tiền trước cho dịch vụ thì phải lập hoá đơn ngay tại lúc thu. Đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm hợp đồng dịch vụ thì chưa phải lập hoá đơn.

Thu tiền trước

Một phòng tập thu phí 6 tháng vào ngày 05/9/2026 thuộc nhóm thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ. Theo khoản 2, hoá đơn lập tại ngày 05/9/2026 chứ không chờ tháng thứ sáu.

Đặt cọc

Khoản 2 Điều 9 loại trừ "trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ" khỏi mốc thu tiền. Câu này không giới hạn nhóm dịch vụ nào; các bài tổng hợp lưu ý Nghị định 70/2025 trước đây chỉ nêu cho một số nhóm.

Điểm cần cẩn thận là tên gọi không quyết định bản chất. Khoản tiền ghi là "cọc" nhưng thực chất là thanh toán trước thì nên xử lý như thu tiền trước. Khoản 2 chỉ nói về cọc cho hợp đồng cung cấp dịch vụ; cọc khi mua bán hàng hoá Điều 9 không nêu, hãy hỏi cơ quan thuế quản lý.

Dịch vụ cần đối soát được lập hoá đơn chậm đến khi nào?

Dịch vụ khối lượng lớn, phát sinh thường xuyên được lập hoá đơn khi hai bên đối soát xong, thay vì lập từng giao dịch. Nguyên văn điểm a khoản 4 Điều 9 cho hạn chót là "không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước". Đây là hai mốc trong cùng một câu, không phải hai cách hiểu: hai bên tính theo tháng thì mốc là ngày 07 tháng sau, hai bên thoả thuận kỳ quy ước riêng thì mốc là 07 ngày sau khi kỳ đó kết thúc.

Danh mục ở điểm a gồm dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không, cung cấp điện (trừ trường hợp ở điểm g), hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, truyền hình, quảng cáo truyền hình, thương mại điện tử, bưu chính chuyển phát, viễn thông, logistic, hoa tiêu hàng hải, quảng cáo trên báo điện tử, công nghệ số, nền tảng số, công nghệ thông tin bán theo kỳ, ngân hàng (trừ cho vay), chuyển tiền quốc tế, chứng khoán, tài sản mã hoá, sàn giao dịch các-bon, xổ số điện toán, thu phí đường bộ giữa nhà đầu tư và đơn vị thu phí, bảo hiểm, bảo vệ, suất ăn công nghiệp, sở giao dịch hàng hoá, thông tin tín dụng, và vận tải hành khách bằng taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh dùng phần mềm kết nối. Cụm "cung cấp dịch vụ cho khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức" đứng ngay sau nhóm vận tải hành khách; Công văn 4831/CT-CS ngày 15/7/2026 của Cục Thuế đọc nó áp cho nhóm mới bổ sung, nên trường hợp của bạn hãy hỏi cơ quan thuế nếu chưa chắc.

Hai nhóm có hạn khác. Theo điểm b, viễn thông, công nghệ thông tin (gồm trung gian thanh toán trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) và sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu phải đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh thì lập khi đối soát cước xong, chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Theo điểm i, vận tải hàng không và bảo hiểm qua đại lý lập khi đối soát xong, chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau.

Điểm r khoản 4 là nhóm bán cho cá nhân tiêu dùng: ngân hàng, trung gian thanh toán, thông tin tín dụng, chứng khoán, tài sản mã hoá, sàn các-bon, bảo hiểm, chuyển tiền qua ví điện tử, ngừng và cấp điện trở lại, thương mại điện tử, bưu chính phục vụ thương mại điện tử, tàu điện, xe buýt, taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh, trông giữ xe, chiếu phim và dịch vụ khác. Doanh nghiệp có phần mềm quản lý chi tiết từng giao dịch thì chuyển cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch đến cơ quan thuế theo điểm a.2 khoản 3 Điều 16, tức Bảng thông tin chi tiết giao dịch Mẫu 01/TTGD (điểm c khoản 6 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC), gửi theo tháng hoặc quý chậm nhất bằng hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Bán hàng ban đêm được lập hoá đơn vào hôm sau trong trường hợp nào?

Chỉ khi bạn không có phần mềm lập hoá đơn tự động và giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động. Khi đó hoá đơn được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, theo khoản 5 Điều 9.

Một quán cà phê mở xuyên đêm, ghi hoá đơn bằng tay trên ứng dụng không tự lập, bán lúc 23h40 ngày 12/10/2026 (thứ Hai). Theo khoản 5, quán lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo là thứ Ba 13/10/2026. Nếu quán đã dùng phần mềm tự động lập hoá đơn thì khoản ngoại lệ này không áp dụng và phải lập theo nguyên tắc chung.

Giờ ban đêm cụ thể do Bộ luật Lao động quy định, không phải do nghị định hoá đơn. Hãy đối chiếu với quy chế làm việc tại cơ sở của bạn.

Bán online và giao hàng nhiều lần thì lập hoá đơn thế nào?

Nguyên tắc chung vẫn là chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng. Bán lẻ trên sàn hay website thì phần lớn mốc nằm ở lúc giao hàng cho người mua, còn giao nhiều lần thì lập từng lần theo khoản 3.

Điều 9 không nêu riêng đơn thu hộ (COD), đơn hoàn hay đơn huỷ trên sàn. Có một điểm giúp bạn chứng minh mốc giao hàng: theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 254/2026, chủ quản nền tảng thương mại điện tử phải cung cấp cho người bán thông tin người mua, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán lập hoá đơn. Cách xử lý từng loại đơn hãy hỏi cơ quan thuế quản lý và giữ chứng từ giao nhận.

Shop online bán 3 lô khăn cho một đại lý, giao ngày 02/11, 09/11 và 16/11/2026, thì lập ba hoá đơn tương ứng ba lần giao, không gộp một hoá đơn ngày 02/11 cho cả đơn. Gộp sớm làm hoá đơn ghi nhận hàng chưa giao.

Với tổ chức kinh doanh mua vé máy bay xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế, điểm đ khoản 4 cho hạn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống.

Bốn ví dụ có ngày tháng để áp dụng ngay

Các ví dụ dưới đây là tình huống minh hoạ do MONA eInvoice dựng, áp dụng nguyên tắc ở Điều 9. Chúng không phải ý kiến của cơ quan thuế.

1. Tạp hoá bán chịu: hộ kinh doanh giao 20 thùng nước cho nhà hàng ngày 14/10/2026, khách hẹn trả cuối tháng. Mốc là ngày giao 14/10/2026 theo khoản 1, không phải ngày trả tiền.
2. Dịch vụ thu trước: công ty vệ sinh nhận 10.000.000 đồng ngày 03/11/2026 cho gói làm trong 3 tháng. Theo khoản 2, hoá đơn lập tại ngày nhận tiền 03/11/2026.
3. Đặt cọc: cơ sở tổ chức sự kiện nhận cọc giữ chỗ ngày 20/10/2026 để bảo đảm hợp đồng dịch vụ. Lúc nhận cọc chưa phải lập hoá đơn. Khi khách thanh toán tiền dịch vụ hoặc sự kiện hoàn thành, hãy lập theo mốc khoản 2.
4. Xây dựng: nhà thầu bàn giao hạng mục mái ngày 28/10/2026, chủ đầu tư hẹn thanh toán tháng sau. Điểm c khoản 4 tính mốc lúc nghiệm thu, bàn giao, nên lập hoá đơn quanh ngày 28/10/2026.

Lập sai thời điểm dễ bị phạt ở những chỗ nào?

Lỗi hay gặp nhất là chờ nhận tiền mới lập, hoặc lập gộp cả đơn khi mới giao một phần. Mức phạt tăng theo số hoá đơn sai.

Bốn lỗi hay gặp

• Chờ khách trả tiền mới xuất, trong khi hàng đã giao hoặc dịch vụ đã xong.
• Coi mọi khoản thu trước là tiền cọc để khỏi xuất hoá đơn.
• Lập gộp một hoá đơn cho đơn giao nhiều lần.
• Dùng ngoại lệ ban đêm hoặc đối soát khi không đủ điều kiện (đã có phần mềm tự động, dịch vụ không nằm trong danh mục điểm a, b, i khoản 4, hoặc taxi, xe hợp đồng bán cho cá nhân chứ không phải doanh nghiệp, tổ chức).

Mức phạt tham khảo

Điều 24 Nghị định 125/2020 về lập hoá đơn không đúng thời điểm đã được sửa bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ 16/01/2026. Theo các bài tổng hợp tôi mở được, với tổ chức: từ 50 đến dưới 100 số hoá đơn bị phạt từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng, từ 100 số trở lên bị phạt từ 50.000.000 đến 70.000.000 đồng. Cá nhân bằng một nửa mức của tổ chức.

Các khung thấp hơn theo số hoá đơn có trong bài tổng hợp nhưng chưa được hai nguồn khớp nhau, nên bài này không nêu. Tôi cũng chưa xác nhận Nghị định 125/2020 còn là văn bản xử phạt áp dụng sau 01/7/2026 hay đã có văn bản thay. Trước khi dùng con số nào, hãy kiểm tra nghị định xử phạt hiện hành. Thời hiệu xử phạt vi phạm hoá đơn được một nguồn nêu là 02 năm.

Xuất hoá đơn theo báo có giúp gì cho việc chọn đúng mốc?

Với những khoản bạn đã thu tiền, tín hiệu báo có là điểm bắt đầu hợp lý để dựng hoá đơn. Trang xuất hoá đơn theo báo có mô tả luồng đó, còn nghĩa vụ chọn đúng mốc vẫn thuộc về người bán.

Báo có phù hợp nhất với tình huống thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, vì khi đó mốc lập hoá đơn là lúc thu tiền. Với hàng đã giao chịu hay dịch vụ hoàn thành nhưng chưa trả tiền, tiền chưa về nên bạn phải lập hoá đơn từ đơn bán, không chờ báo có.

Vì vậy luồng tốt cần lưu ngày giao hàng, ngày hoàn thành, ngày nhận tiền và ngày đối soát như bốn cột riêng, kèm lý do chọn mốc. MONA eInvoice hiện là bản MVP và chưa phát hành hoá đơn thật. Bạn có thể xem các tính năng và bảng giá 8 gói để biết định hướng sản phẩm.

Hộ kinh doanh mới chuyển sang hoá đơn điện tử có thể bắt đầu từ trang giải pháp cho hộ kinh doanh. Nếu bạn bán tại quầy, hãy đọc thêm giải pháp máy tính tiền và bài hoá đơn điện tử máy tính tiền. Khung pháp lý chung nằm trong bài Nghị định 254/2026, còn khái niệm cơ bản ở bài hoá đơn điện tử là gì. Nếu lỡ lập sai, xem nhóm tính năng xử lý sai sót.

Checklist chọn đúng thời điểm lập hoá đơn

• Xác định bạn bán hàng hoá hay dịch vụ, rồi chọn khoản 1 hay khoản 2 Điều 9.
• Ghi lại ngày giao hàng hoặc ngày hoàn thành cho từng đơn, không chỉ ngày nhận tiền.
• Với khoản thu trước, kiểm tra đó là thanh toán hay đặt cọc theo Bộ luật Dân sự.
• Đơn giao nhiều lần thì lập hoá đơn từng lần giao.
• Dịch vụ cần đối soát: tìm đúng điểm của khoản 4 và ghi hạn chót vào lịch (ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước ở điểm a, 02 tháng ở điểm b, ngày 10 tháng sau ở điểm i).
• Bán ban đêm: xác nhận bạn có hay không có phần mềm lập hoá đơn tự động trước khi dùng ngoại lệ khoản 5.
• Ngành đặc thù (xây dựng, bất động sản, y tế, bảo hiểm): đọc điểm riêng của khoản 4.
• Trường hợp văn bản chưa nêu cụ thể, hỏi cơ quan thuế quản lý và lưu lại câu trả lời.

Thời điểm lập hoá đơn là một ngày có thể chứng minh được. Ghi đúng mốc trên từng đơn giúp bạn tránh phạt khi lập sai thời điểm.

Lưu ý. Các khoản, điểm và mốc thời hạn của Điều 9 trong bài đã được đối chiếu nguyên văn với bản PDF Nghị định 254/2026 của Chính phủ ngày 26/10/2026. Mức phạt dẫn theo bài tổng hợp, chưa đối chiếu nguyên văn. Bài không thay thế ý kiến của cơ quan thuế quản lý bạn; tình huống đặc thù (hợp đồng nhiều bên, sàn thương mại điện tử, ngành có quy định riêng) hãy hỏi cơ quan thuế trước khi áp dụng.