01
Làm tay
Người mở luồng.
Người bán hoặc kế toán nhớ để mở phần mềm, gõ lại người mua, hàng hoá, số tiền và thuế từ đơn hoặc tin nhắn.
So sánh cách xuất hoá đơn
Ba cách xuất hoá đơn điện tử, khác nhau ở chỗ ai mở luồng
Làm tay hợp với lượng giao dịch rất thấp; phần mềm kế toán hợp quy trình chứng từ; luồng theo giao dịch phù hợp khi đơn và thanh toán đã có dữ liệu số.
Không có lựa chọn chung: lượng đơn và độ ổn định dữ liệu quyết định mức tự động phù hợp.
Hai điều giữ nguyên ở cả ba cách
- Nguồn dữ liệu gốcGiữ một nơi
- Dữ liệu lệchCó đường dừng
- Bảng bên dướiKhông chấm điểm
Điểm bắt đầu khác nhau
Ai hoặc cái gì mở luồng hoá đơn
Ba cách dưới đây khác nhau ở điểm bắt đầu, số lần nhập dữ liệu và khả năng theo dõi trạng thái.
Bảng dữ kiện
Cùng một hoá đơn, khác cách bắt đầu và kiểm soát
Bảng không chấm điểm sản phẩm. Mỗi cột mô tả một quy trình thường gặp để bạn biết chỗ nào đang tốn thao tác và chỗ nào cần giữ người duyệt.
| Tiêu chí | Làm hoá đơn bằng tay | Phần mềm kế toán | Tự động theo giao dịch |
|---|---|---|---|
| Điểm bắt đầu | Người bán hoặc kế toán nhớ để mở phần mềm và nhập hoá đơn. | Người dùng tạo chứng từ trong quy trình kế toán hoặc nhập khẩu theo đợt. | Sự kiện giao dịch đủ điều kiện mở một tác vụ hoá đơn. |
| Nhập dữ liệu | Gõ lại người mua, hàng hoá, số tiền và thuế từ đơn hoặc tin nhắn. | Dùng dữ liệu sẵn có trong hệ thống kế toán; dữ liệu bán hàng ngoài hệ cần đồng bộ. | Dùng lại dữ liệu đơn và thanh toán, sau đó kiểm tra trường bắt buộc. |
| Thời điểm xử lý | Phụ thuộc lịch làm việc và việc người phụ trách nhớ thao tác. | Thường theo quy trình duyệt chứng từ hoặc lịch xuất theo đợt. | Bắt đầu ngay khi có tín hiệu đã định; vẫn có thể đặt bước chờ duyệt. |
| Theo dõi trạng thái | Người làm tự kiểm tra từng hoá đơn và ghi nhận kết quả. | Có trạng thái chứng từ; mức chi tiết tuỳ cách kết nối với hệ hoá đơn. | Theo mã giao dịch qua các bước tạo, kiểm tra, phát hành, kết quả và gửi khách. |
| Chống xử lý lặp | Dựa nhiều vào thao tác kiểm tra của người lập. | Có kiểm tra theo số chứng từ hoặc quy tắc của hệ thống đang dùng. | Cần idempotency key, mã đơn riêng và kiểm tra trạng thái trước khi phát hành. |
| Đối soát | Ghép bảng giao dịch, đơn và hoá đơn bằng tay hoặc file riêng. | Đối soát tốt với sổ kế toán khi dữ liệu đã vào đúng hệ thống. | Giữ chung tham chiếu giao dịch, đơn và hoá đơn để rà theo một chuỗi. |
| Khi có dữ liệu lạ | Người lập quyết định ngay lúc thao tác. | Đi theo quyền duyệt và quy tắc chứng từ đã cấu hình. | Luồng phải dừng, ghi lý do và chuyển cho người có quyền kiểm tra. |
| Điều kiện triển khai | Cần người phụ trách, tài khoản và quy trình kiểm tra. | Cần chuẩn hoá danh mục, chứng từ và cách trao đổi dữ liệu bán hàng. | Cần nguồn đơn sạch, tín hiệu thanh toán tin cậy, API và quy tắc chống trùng. |
Mức tự động thực tế còn phụ thuộc dữ liệu nguồn, quyền duyệt, kết nối API và phạm vi sản phẩm đã được kiểm thử. Cột thứ ba mô tả cách làm, không phải trạng thái đã chạy của MONA eInvoice.
Chọn theo tình huống
Bốn kiểu vận hành thường gặp
Có thể ghép nhiều cách: đơn ổn định chạy tự động, đơn giá trị cao chờ duyệt, cuối kỳ dữ liệu quay về hệ kế toán.
Kiểm tra trước khi đổi
Đo một tuần thao tác thật trước khi quyết
Bốn việc dưới đây cho bạn con số của chính cửa hàng mình, thay vì tin vào một lời hứa chung chung.
Gửi số liệu cho MONA xem cùngĐếm số lần nhập lại
Ghi số lần chép thông tin từ đơn, giao dịch hoặc tin nhắn sang hoá đơn.
Ghi thời gian chờ
Đo từ lúc thu tiền đến lúc khách nhận được thông tin hoá đơn.
Liệt kê lỗi phải sửa
Tách lỗi do dữ liệu nguồn, thao tác, kết nối và quy tắc nghiệp vụ.
Chọn phần được tự động
Giữ bước duyệt ở nơi dữ liệu thay đổi hoặc rủi ro cao.
Giải đáp
Câu hỏi thường gặp trước khi đổi cách làm
Mỗi câu trả lời tập trung vào điều kiện vận hành, không chấm điểm một sản phẩm cụ thể.
Hỏi trường hợp riêng của bạn
Tự động theo giao dịch có bỏ hết bước kiểm tra của con người không?
Không. Giao dịch đủ dữ liệu có thể đi theo quy tắc đã duyệt; đơn lệch tiền, thiếu mã, trùng tham chiếu hoặc có thông tin thuế lạ phải dừng để người có quyền kiểm tra.
Đang dùng phần mềm kế toán thì có cần thay toàn bộ không?
Chưa cần thay toàn bộ. Trước tiên nên xác định hệ thống nào giữ dữ liệu gốc về khách hàng, hàng hoá, sổ kế toán và thanh toán. MONA eInvoice chỉ nên nhận phần dữ liệu cần cho luồng hoá đơn và trả trạng thái lại đúng nơi làm việc hiện tại.
Khi nào làm hoá đơn bằng tay vẫn phù hợp?
Cách làm tay vẫn phù hợp khi số giao dịch rất thấp, mỗi giao dịch khác nhau nhiều và luôn cần người có nghiệp vụ xem trước. Điều kiện là có người chịu trách nhiệm, lịch kiểm tra và cách lưu dấu vết rõ.
Dữ liệu nào cần có để tự động theo giao dịch?
Tối thiểu cần mã giao dịch hoặc mã đơn riêng, thông tin người bán, dữ liệu người mua khi cần, hàng hoá hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất đã đối chiếu và trạng thái thanh toán tin cậy.
MONA eInvoice đã vận hành luồng tự động thật chưa?
Chưa trong bản MVP này. Kết nối MONA Pay, nhà cung cấp và T-VAN, chữ ký số, API và cơ chế lỗi còn phải được chốt và kiểm thử trước khi công bố là tính năng đang hoạt động.
Bắt đầu với MONA eInvoice
Đặt ba cột cạnh nhau bằng chính giao dịch của bạn
MONA cùng bạn đếm thao tác, thời gian chờ và lỗi phải sửa. Phần nào đủ dữ liệu mới đưa vào luồng tự động.
- Tám tiêu chítừ điểm bắt đầu tới điều kiện triển khai
- Bốn tình huốngđể chọn đúng cách cho cửa hàng của bạn
- Một tuầnđủ để đo thao tác thật trước khi đổi