Mỗi nhóm dưới đây trả lời ba câu: giải quyết việc gì, chạy ra sao và bạn gặp tình huống đó lúc nào.
01
Phát hành
Lập nhanh, ký số server và nhận mã cơ quan thuế.
Bạn chọn mẫu, lấy dữ liệu người mua và hàng hoá đã lưu, rồi kiểm tra trước khi phát hành. Chữ ký số server trên HSM giúp ký từ xa mà không phải cắm USB token vào đúng một máy tính.
Tình huống dễ hình dungChủ shop đang ở ngoài vẫn kiểm tra được hoá đơn 680.000đ trên điện thoại. Hệ thống ký theo quyền đã cấp, gửi xin mã cơ quan thuế và chỉ gửi khách khi có trạng thái phù hợp.
02
Tự động theo dòng tiền
Dùng giao dịch báo có để bắt đầu luồng hoá đơn.
Khi MONA Pay nhận báo có, MONA eInvoice đối chiếu nội dung thanh toán với đơn hàng. Đơn khớp đủ điều kiện sẽ đi qua bước lập, phát hành và gửi người mua theo cấu hình.
Tình huống dễ hình dungKhách chuyển 320.000đ với đúng mã đơn. Bạn không phải mở ứng dụng ngân hàng, chép số tiền rồi nhập lại tên hàng vào phần mềm hoá đơn.
03
Tại quầy
Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Luồng này dành cho cửa hàng bán trực tiếp người tiêu dùng. Hoá đơn được lập tại quầy, không bắt buộc chữ ký số và chuyển dữ liệu cơ quan thuế theo cơ chế dành cho máy tính tiền.
Tình huống dễ hình dungQuán hoàn tất bàn số 12, in hoặc gửi mã tra cứu cho khách ngay. Dữ liệu được xếp hàng để đồng bộ lại nếu mạng tại quầy bị chập chờn.
04
Sai sót
Điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo đúng trường hợp.
Hoá đơn đã gửi cơ quan thuế không xử lý theo thói quen “huỷ cho nhanh”. MONA eInvoice hướng bạn chọn thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT, rà soát, điều chỉnh hoặc thay thế theo lỗi thực tế.
Tình huống dễ hình dungSai tên hoặc địa chỉ nhưng đúng mã số thuế có thể đi theo luồng thông báo. Sai số tiền hay thuế suất cần xem xét hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm tham chiếu hoá đơn gốc.
05
Dữ liệu dùng lại
Quản lý khách hàng, hàng hoá và mẫu hoá đơn.
Danh mục gom thông tin thường dùng vào một chỗ: người mua, hàng hoá hoặc dịch vụ, đơn vị tính, thuế suất, mẫu số và ký hiệu. Người lập chọn lại dữ liệu có sẵn thay vì gõ từ đầu.
Tình huống dễ hình dungMột tiệm bánh lưu sẵn bánh kem, phí giao hàng và nhóm khách doanh nghiệp. Khi lập hoá đơn mới, người bán chỉ sửa số lượng và kiểm tra thông tin nhận hoá đơn.
06
Tìm lại dễ
Tra cứu, tải dữ liệu và lưu trữ trong 10 năm.
Hoá đơn được tìm theo người mua, mã số thuế, ký hiệu, ngày lập hoặc trạng thái. Dữ liệu gốc XML và bản đọc PDF được giữ toàn vẹn, sẵn cho việc kiểm tra và đối soát trong thời hạn lưu trữ.
Tình huống dễ hình dungCuối quý, kế toán lọc toàn bộ hoá đơn đã phát hành cho một khách. Họ tải dữ liệu cần thiết thay vì dò từng email cũ hoặc tìm tệp trong nhiều máy tính.
07
Kết nối
Nối API, POS và kênh gửi khách theo từng luồng.
MONA eInvoice dự kiến nhận dữ liệu từ API hoặc phần mềm bán hàng, rồi trả trạng thái phát hành để hệ thống nguồn biết bước tiếp theo. Hoá đơn có thể gửi bằng email hoặc Zalo ZNS khi kênh tương ứng đã cấu hình.
Tình huống dễ hình dungMột sản phẩm SaaS tạo hoá đơn sau khi gia hạn thành công. Webhook trả kết quả giúp hệ thống ghi nhận mã, lưu đường dẫn tra cứu và báo lỗi nếu dữ liệu đầu vào chưa hợp lệ.
08
Nhìn toàn cảnh
Báo cáo doanh thu, trạng thái và dữ liệu phục vụ kê khai.
Màn hình báo cáo tách hoá đơn nháp, đang xử lý, đã phát hành, bị từ chối và cần kiểm tra. Bạn xem doanh thu theo khoảng thời gian, xuất dữ liệu và đối chiếu trước kỳ kê khai.
Tình huống dễ hình dungCuối tháng, chủ cửa hàng thấy ba hoá đơn đang chờ do thiếu thông tin người mua. Họ xử lý đúng ba việc đó trước khi xuất bảng tổng hợp cho người phụ trách thuế.
Luồng sản phẩm bám theo bộ văn bản đang có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Hồ sơ cụ thể của bạn vẫn cần đối chiếu văn bản gốc.
Trích lục căn cứ
Bộ văn bản áp dụng cho hoá đơn điện tử từ ngày 01/7/2026
Văn bản pháp luật mà luồng sản phẩm MONA eInvoice bám theo
Văn bản
Vai trò trong luồng sản phẩm
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15
Luật gốc của khung quản lý thuế hiện hành.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Khung hoá đơn điện tử đang áp dụng, tính từ ngày 01/7/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC
Hướng dẫn thi hành, kèm biểu mẫu như Mẫu 04/SS-HĐĐT cho thông báo sai sót.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Đã bị Nghị định 254/2026 thay từ ngày 01/7/2026, chỉ còn là mốc lịch sử.
Đang đọc hướng dẫn ghi Nghị định 70/2025? Văn bản đó không còn là căn cứ hiện hành. Đọc bài về Nghị định 254/2026 để tránh làm theo hướng dẫn đã hết hiệu lực.
Giải đáp
Câu hỏi thường gặp về tính năng
Phần nào đang chờ tích hợp được nói rõ để bạn không hiểu nhầm mô tả thành cam kết đã chạy.
Tổng đài hỗ trợ tại Việt Nam1900 636 648The MONA Group làm phần mềm và hạ tầng từ 2016.
Phần mềm hoá đơn điện tử MONA eInvoice đã phát hành thật chưa?
Chưa. Website hiện mô tả phạm vi sản phẩm và giao diện MVP. Khả năng phát hành thật chỉ được mở sau khi hoàn tất kết nối nhà cung cấp, T-VAN, chữ ký số và kiểm thử nghiệp vụ.
Ký số server khác USB token thế nào?
USB token thường phải cắm vào một máy tính khi ký. Ký số server hoặc ký từ xa cho phép xử lý theo quyền đã cấp mà không phụ thuộc một cổng USB, nhưng vẫn cần chứng thư số hợp lệ và cơ chế bảo vệ quyền ký.
Hoá đơn sai có được huỷ rồi lập lại không?
Không nên dùng “huỷ” như cách xử lý mặc định. Khung hiện hành dùng thông báo sai sót, rà soát, điều chỉnh hoặc thay thế tuỳ lỗi. Trường hợp cụ thể cần đối chiếu Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026.
Dữ liệu hoá đơn được lưu bao lâu?
Phạm vi sản phẩm hướng đến thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm, bảo đảm dữ liệu còn toàn vẹn và tra cứu được. Cấu hình sao lưu, phục hồi và quyền truy cập phải được kiểm thử trước khi vận hành thật.
MONA eInvoice có kết nối mọi phần mềm bán hàng không?
Chưa thể cam kết mọi hệ thống. API, POS, Zalo ZNS và email là các hướng tích hợp dự kiến. Danh sách kết nối cụ thể sẽ chỉ được công bố sau khi thử nghiệm kỹ thuật với từng bên.
Bắt đầu với MONA eInvoice
Bắt đầu bằng một luồng bán hàng thật của bạn
Đăng ký xem trước hoặc gửi tình huống cho MONA. Đội ngũ sẽ tách rõ phần dùng ngay, phần cần tích hợp và phần phải đối chiếu nghiệp vụ. Bản MVP chưa phát hành hoá đơn thật và chưa thu phí.