Hoá đơn điện tử có mã và không có mã: khác nhau thế nào, ai dùng loại nào

Trả lời ngắn. Hoá đơn có mã là hoá đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Hoá đơn không mã người bán ký số rồi gửi thẳng cho người mua, còn dữ liệu vẫn phải đến cơ quan thuế theo cách đã đăng ký. Theo Nghị định 254/2026, có mã là nguyên tắc chung, không mã chỉ dành cho nhóm đủ điều kiện.

Hoá đơn có mã và không có mã khác nhau ở đâu?

Điểm khác nằm ở thứ tự: hoá đơn có mã phải qua cơ quan thuế để lấy mã rồi mới đến tay người mua, còn hoá đơn không mã thì người bán gửi thẳng cho người mua. Cả hai đều là hoá đơn điện tử hợp lệ nếu đúng điều kiện.

Hoá đơn có mã của cơ quan thuế

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 254/2026, đây là hoá đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã gồm số giao dịch do hệ thống thuế tạo và một chuỗi ký tự mã hoá từ thông tin hoá đơn.

Hoá đơn dùng định dạng XML và chữ ký số (Điều 3 Thông tư 91/2026). Ký hiệu hoá đơn có mã bắt đầu bằng chữ C, ví dụ 1C26TAA, trong đó số 1 đứng trước là ký hiệu mẫu (hoá đơn giá trị gia tăng).

Hoá đơn không có mã

Hoá đơn không mã được người bán lập, ký số và gửi người mua mà không đi qua bước cấp mã (Điều 13 Nghị định 254/2026). Ký hiệu hoá đơn bắt đầu bằng chữ K, ví dụ 1K26TYY.

Không có bước cấp mã không có nghĩa là không báo cho cơ quan thuế. Dữ liệu hoá đơn vẫn phải được truyền đến cơ quan thuế theo hình thức bạn đã đăng ký, phần này nằm ở mục chuyển dữ liệu bên dưới.

Nhớ nhanh: có mã là cơ quan thuế xác nhận từng hoá đơn trước khi gửi khách. Không mã là người bán tự gửi khách, dữ liệu đến cơ quan thuế theo phương án đã đăng ký.

Luồng đi của từng loại hoá đơn như thế nào?

Hoá đơn có mã có thêm một chặng chờ cấp mã, hoá đơn không mã thì không có chặng này. Các bước dưới đây theo khoản 1 Điều 3, Điều 12 và Điều 13 Nghị định 254/2026.

Luồng hoá đơn có mã

1. Người bán lập hoá đơn trên phần mềm.
2. Ký số trên hoá đơn.
3. Gửi lên hệ thống của cơ quan thuế để được cấp mã.
4. Nhận hoá đơn đã có mã và gửi cho người mua.

Luồng hoá đơn không mã

1. Người bán lập hoá đơn trên phần mềm.
2. Ký số trên hoá đơn.
3. Gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận hai bên.
4. Truyền dữ liệu hoá đơn đến cơ quan thuế theo cách đã đăng ký.

Vì phải chờ cấp mã, hoá đơn có mã phụ thuộc vào việc kết nối với hệ thống thuế có thông suốt hay không. Nếu quầy hay bị mất mạng, hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm xử lý ra sao khi chưa nhận được mã.

Ai được dùng loại hoá đơn nào theo Điều 6 Nghị định 254/2026?

Nguyên tắc chung là dùng hoá đơn có mã. Hoá đơn không mã và hoá đơn từ máy tính tiền là những phương án dành cho nhóm đối tượng được nêu riêng. Chi tiết dưới đây theo nguyên văn khoản 1 Điều 6.

Nhóm dùng hoá đơn có mã (điểm a khoản 1)

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp thuộc nhóm không mã hoặc nhóm máy tính tiền. Người nộp thuế bị xác định rủi ro cao cũng thuộc nhóm này, kể cả khi trước đó đủ điều kiện dùng hoá đơn không mã.

Nhóm được chọn hoá đơn không mã (điểm b khoản 1)

Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hoá, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn các-bon, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thuỷ, và tổ chức kinh tế đáp ứng điều kiện kỹ thuật ở mục dưới. Danh sách này không có hộ và cá nhân kinh doanh.

Nhóm dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền (điểm c, d khoản 1)

Tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bán trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ trừ ô tô, xe máy, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ cá nhân khác) dùng hoá đơn từ máy tính tiền theo điểm c; ai đã đăng ký hoá đơn theo điểm a, b thì không bắt buộc đăng ký thêm máy tính tiền. Theo điểm d, hộ và cá nhân kinh doanh doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải dùng hoá đơn có mã hoặc hoá đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu. Hộ không thuộc diện này mà có nhu cầu thì được đăng ký dùng một trong hai loại đó.

Hoá đơn có mã theo từng lần phát sinh (khoản 2)

Áp dụng cho tổ chức không kinh doanh có giao dịch chịu thuế và một số trường hợp đặc biệt như đơn vị đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hoá đơn. Hộ bán hàng thông thường ít gặp nhóm này.

Điều kiện để dùng hoá đơn không mã là gì?

Ngoài việc thuộc lĩnh vực được phép, đơn vị phải đáp ứng điều kiện kỹ thuật và không thuộc trường hợp loại trừ. Chi tiết dưới đây theo nguyên văn điểm b khoản 1 Điều 6.

Điều kiện cần có

• Đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
• Đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hoá đơn điện tử và truyền dữ liệu hoá đơn.
• Bảo đảm truyền dữ liệu hoá đơn đến cả người mua lẫn cơ quan thuế.

Trường hợp bị loại trừ

• Người nộp thuế bị xác định rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ Tài chính.
• Đơn vị đã đăng ký sử dụng hoá đơn có mã của cơ quan thuế.

Khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026 quy định: người thuộc diện không mã mà bị xác định rủi ro cao sẽ nhận thông báo Mẫu 01/TB-KTT và phải chuyển sang hoá đơn có mã trong 10 ngày làm việc. Diện rủi ro cao về thuế ở khoản này được xác định theo Thông tư 94/2026/TT-BTC, văn bản mà Thông tư 91 dẫn chiếu; còn Điều 7 Thông tư 91 là tiêu chí rủi ro cao riêng cho khâu đăng ký sử dụng hoá đơn. Bài viết này không tự đánh giá doanh nghiệp bạn có rủi ro cao hay không.

Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nằm ở đâu trong hai loại này?

Hoá đơn máy tính tiền là một cách khởi tạo hoá đơn, và nó cũng có hai dạng: có mã và không có mã của cơ quan thuế. Bạn chọn dạng nào trên tờ khai đăng ký.

Trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, mục hình thức hoá đơn có bốn lựa chọn: hoá đơn có mã, hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có mã, hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền không có mã và hoá đơn không có mã. Theo Phụ lục I Thông tư 91/2026, ký tự thứ tư của ký hiệu hoá đơn (sau C hoặc K và hai số năm) là chữ M cho hoá đơn từ máy tính tiền, ví dụ 1C26MAA hoặc 1K26MAA.

Luồng tại quầy, nhóm phải kiểm tra nghĩa vụ và ngưỡng 1 tỷ đồng được giải thích kỹ ở bài hoá đơn điện tử máy tính tiền và trang giải pháp máy tính tiền.

Hoá đơn không mã chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế ra sao?

Bạn chọn cách chuyển dữ liệu ngay trên tờ khai đăng ký. Với hoá đơn không mã có ba hướng gửi và bốn phương thức chuyển, theo mục 2 và mục 3 của Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Hình thức gửi dữ liệu

• Gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.
• Gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
• Gửi qua nền tảng thương mại điện tử, áp dụng cho tổ chức nước ngoài.

Phương thức chuyển dữ liệu

• Chuyển đầy đủ nội dung từng hoá đơn.
• Chuyển theo Bảng tổng hợp doanh thu (Mẫu 01/TH-DT), dành cho casino và trò chơi điện tử có thưởng.
• Chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử (Mẫu 01/TH-HĐĐT), cho bưu chính, viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, tài sản mã hoá, sàn các-bon, bán điện, nước có mã khách hàng và tổ chức nước ngoài bán qua nền tảng.
• Chuyển cơ sở dữ liệu chi tiết giao dịch (Mẫu 01/TTGD), cho nhóm dịch vụ ở điểm r khoản 4 Điều 9.

Thời hạn nằm ở khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026. Chuyển đầy đủ từng hoá đơn thì gửi cơ quan thuế cùng lúc gửi người mua, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập. Bảng tổng hợp dữ liệu và Bảng thông tin chi tiết giao dịch lập theo tháng hoặc quý, gửi chậm nhất bằng hạn nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Bảng so sánh hoá đơn có mã và không có mã

Bảng dưới gom các điểm khác nhau chính, lấy từ cùng các nguồn ở cuối bài.

Đăng ký và đổi loại hoá đơn như thế nào?

Bạn đăng ký hoặc đổi loại bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục III của Thông tư 91/2026/TT-BTC, theo Điều 6 của thông tư. Chỉ được lập hoá đơn theo loại mới sau khi có thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Các bước đăng ký hoặc thay đổi

1. Điền tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chọn đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin, rồi chọn hình thức hoá đơn, hình thức gửi dữ liệu, phương thức chuyển dữ liệu và loại hoá đơn.
2. Ký số và gửi qua kênh được phép. Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 91, kênh thông thường là tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử; Hệ thống thông tin quản lý thuế dành cho trường hợp được miễn phí, doanh nghiệp gửi dữ liệu trực tiếp và tổ chức nước ngoài.
3. Nhận thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT.
4. Nhận thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận Mẫu 01/TB-ĐKĐT, chỉ dùng loại hoá đơn đã đăng ký khi có chấp nhận.

Đổi từ không mã sang có mã

Khoản 1 Điều 11 Thông tư 91/2026 cho người đang dùng hoá đơn không mã chuyển sang có mã bằng thủ tục thay đổi thông tin theo Điều 6. Trường hợp bị xác định rủi ro cao thì có hạn 10 ngày làm việc như đã nêu ở trên.

Đổi từ có mã sang không mã

Chiều này phụ thuộc bạn có thuộc nhóm được dùng không mã ở điểm b khoản 1 Điều 6 hay không, và thủ tục vẫn là thay đổi thông tin theo Điều 6 Thông tư 91. Với người từng bị chuyển sang có mã vì rủi ro cao, khoản 2 Điều 11 cho nộp đề nghị quay lại không mã sau 12 tháng, cơ quan thuế xem xét chấp nhận hoặc không. Hồ sơ cụ thể hãy hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi làm.

Ví dụ cụ thể: hộ tạp hoá, quán cà phê và công ty phần mềm

Ba ví dụ dưới đây chỉ minh hoạ cách đọc quy định, không thay cho xác nhận của cơ quan thuế. Số liệu là giả định.

Hộ bán tạp hoá doanh thu khoảng 1,5 tỷ đồng một năm

Hộ bán trực tiếp cho người tiêu dùng, doanh thu trên 1 tỷ đồng. Theo điểm d khoản 1 Điều 6, hộ dùng hoá đơn có mã hoặc hoá đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu. Với quầy đông khách, hoá đơn từ máy tính tiền thường gọn hơn việc lập từng hoá đơn tay.

Quán cà phê một cơ sở

Bán ăn uống trực tiếp, nên thuộc nhóm có thể dùng máy tính tiền. Quán chọn trên tờ khai máy tính tiền có mã hay không mã, rồi đăng ký phương thức chuyển dữ liệu. Chọn có mã nghĩa là mỗi hoá đơn đi qua cơ quan thuế để cấp mã.

Công ty bán hàng qua sàn thương mại điện tử

Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại điện tử có thể thuộc nhóm được chọn không mã nếu đủ điều kiện kỹ thuật và không bị xác định rủi ro cao. Nếu sau này nhận Mẫu 01/TB-KTT, công ty phải chuyển sang có mã trong 10 ngày làm việc.

Checklist chọn loại hoá đơn

• Xác định bạn là hộ, cá nhân hay doanh nghiệp, và bán trực tiếp cho người tiêu dùng hay bán cho doanh nghiệp.
• Tính doanh thu năm của hộ để đối chiếu ngưỡng 1 tỷ đồng.
• Nếu muốn dùng hoá đơn không mã, đối chiếu lĩnh vực và điều kiện kỹ thuật ở điểm b khoản 1 Điều 6.
• Hỏi cơ quan thuế quản lý về tiêu chí rủi ro cao áp dụng với bạn.
• Chọn máy tính tiền có mã hay không mã, rồi chọn phương thức chuyển dữ liệu.
• Nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, chờ Mẫu 01/TB-TNĐT và Mẫu 01/TB-ĐKĐT trước khi phát hành.
• Kiểm tra phần mềm có hỗ trợ đúng loại bạn chọn và xử lý sai sót, xem thêm nhóm tính năng xử lý sai sót.

Nếu bạn là hộ nhỏ chưa chắc mình thuộc nhóm nào, hãy xem giải pháp cho hộ kinh doanh, bài hoá đơn điện tử là gì và Nghị định 254/2026 để nắm khung chung. Bạn cũng có thể tra cứu hoá đơn điện tử để hiểu người mua xem hoá đơn thế nào, và bài xoá thuế khoán hộ kinh doanh để hiểu bối cảnh thuế của hộ. MONA eInvoice là bản MVP chưa phát hành hoá đơn thật, bảng giá có tám gói từ 100 hoá đơn giá 99.000đ đến 10.000 hoá đơn giá 1.789.000đ, còn gói máy tính tiền báo giá riêng. Khi cần trao đổi, gọi 1900 636 648.

Lưu ý. Số điều khoản, mẫu biểu và ký hiệu trong bài đã được đối chiếu nguyên văn với Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026 ngày 26/10/2026. Việc bạn có thuộc diện rủi ro cao hay đủ điều kiện dùng hoá đơn không mã cần cơ quan thuế quản lý xác định. Bài này không thay thế ý kiến của cơ quan thuế.